Kultur- und Prozesswandel: Vom analogen Arbeitsalltag zum effizienten Online-Meeting

• 10. November 2026

Wer kennt es nicht? Gerade im Büroalltag häufen sich jede Woche Besprechungen über Besprechungen und am Ende entsteht das Gefühl, dass man die Zeit doch besser anders hätte nutzen können. Vor allem bei digitalen Besprechungen sind Sätze wie: „Wir warten noch auf …“, „Ich kann dich nicht sehen/hören!“, „Wer teilt den Bildschirm?“, „Wir waren jetzt doch durch, oder?“ an der Tagesordnung. 

Effiziente (digitale) Besprechungen sind kein Zufallsprodukt. Sie entstehen durch eine bewusste Planung, klare Absprachen und eine gute Moderation. Die gute Nachricht ist: Schon kleine Veränderungen können einen großen Unterschied machen! Wie dies in der Praxis gelingen kann, zeigt das folgende Beispiel aus unserer Beratungstätigkeit:

Während viele Organisationen mit KI experimentieren, sind andere Betriebe gerade erst dabei ihre ersten digitalen Schritte zu gehen. So geht es beispielsweise einem Logistikunternehmen aus der Medizinbranche. Das Unternehmen wollte eine regelmäßige, effiziente und wirksame Besprechungskultur etablieren, bei der Teamleitungen verschiedener Standorte sich zum wöchentlichen, digitalen Planungstreffen zusammenfinden. Die Herausforderung dabei: Die Personen arbeiten mit unterschiedlichen Schwerpunkten in analogen, systemkritischen Positionen und sind es nicht gewohnt, digital zu arbeiten. Auch das Thema „Teamübergreifende Besprechung“ ist für sie neu.

Im Zuge der Digitalisierung wurden Laptops bereitgestellt und ein Tool für Online-Meetings eingeführt. Mit viel Geduld, Humor und Gelassenheit tastet sich das Team nun Schritt für Schritt durch die anfänglichen technischen Holprigkeiten.

Um diesen Veränderungsprozess zu begleiten, konzipierten und moderierten wir eine Workshopreihe. Den Auftakt bildete ein gemeinsames Erkunden der Technik, bei der insbesondere die praktische Nutzung für die Zusammenarbeit im Team im Fokus stand. Gleichzeitig diente die digitale Veranstaltung als Vorbereitung für den anschließenden 1,5-tägigen Präsenzworkshop zum Thema „Effektive und effiziente Online-Besprechungen“. Schritt für Schritt erarbeiteten sie das Handwerkszeug für die erfolgreiche Planung und Durchführung von (digitalen) Besprechungen. Zum Schluss definierte das Team eigene, verbindliche Meeting-Standards, und schuf so die Basis für eine moderne Besprechungskultur.

Unsere Rolle bestand darin, diesen Prozess mit vielen interaktiven Übungen methodisch zu begleiten, den Austausch zwischen den Beteiligten zu fördern und die Anforderungen der Bereiche in eine praxistaugliche Lösung zu überführen.

Am Ende stand ein motiviertes und gestärktes Team, dass das Gelernte schnell im betrieblichen Alltag umsetzen wollte. Mit im Gepäck: ein gemeinsam getragenes Regelwerk, das bis heute Orientierung für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen bietet.

Neue Formate brauchen Zeit zur Eingewöhnung, aber vor allem einen verlässlichen Rahmen für alle Beteiligten. Damit aus den ersten Versuchen eine eingespielte Routine wird, haben wir 10 erprobte Tipps für effektive Besprechungen zusammengestellt – egal ob digital oder analog:

• Treffen Sie gemeinsam mit Ihrem Team eine Vereinbarung, wie Besprechungen zukünftig stattfinden sollen und schreiben Sie diese Regeln auf. Was ist vor, während und nach der Besprechung für Sie wichtig?
• Ein angesetztes Meeting ohne Agenda sorgt häufig für Unbehagen! Erstellen Sie eine Agenda und versenden Sie diese im Vorfeld. Für kurzfristige Themen kann ein zusätzlicher Tagesordnungspunkt vorgesehen werden.
• Legen Sie bereits vor der Besprechung Verantwortlichkeiten fest, beispielsweise für die Moderation, die Zeiterfassung und die Bildschirmfreigabe.
• Benennen Sie für wichtige Aufgaben eine Vertretung. So lassen sich Verzögerungen vermeiden, falls die zuständige Person kurzfristig ausfällt.
• Prüfen Sie kritisch, ob wirklich alle eingeladenen Personen teilnehmen müssen.
• Legen Sie vorab fest, wer das Protokoll führt und wie Beschlüsse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten dokumentiert (und zugänglich gemacht) werden.
• Führen Sie bei digitalen Besprechungen vor Beginn einen kurzen Technik-Check durch. Funktionieren Kamera, Mikrofon und die Bildschirmfreigabe?
• Erscheinen Sie pünktlich oder informieren Sie die Teilnehmenden rechtzeitig über eine Verspätung.
• Nutzen Sie bei digitalen Besprechungen Funktionen wie die Hand-Hebe-Funktion, um Diskussionen geordnet zu führen.
• Aktivieren Sie bei Bedarf Barrierefreiheitsfunktionen und nutzen Sie Beteiligungswerkzeuge wie Umfragen, Chats oder Reaktionen.

Eine erfolgreiche Besprechungskultur entsteht nicht von heute auf morgen. Sie ist das Ergebnis klarer Strukturen, gemeinsamer Vereinbarungen und einer bewussten Gestaltung der Zusammenarbeit. Sie möchten die Besprechungskultur in Ihrem Unternehmen weiterentwickeln oder digitale Zusammenarbeit gezielt stärken? Schreiben Sie uns gern eine Nachricht an info@zukunftszentrum-berlin.de!

Workshopkonzeption und Leitung: Anna Gabai und Sabine Hartwig, der Artikel wurde von Sabine Hartwig verfasst.