Mit Zukunftsbildern zur passenden Softwarelösung
Ein Berliner Sozialunternehmen wollte die Verwaltung von Klientendaten digitalisieren. Dabei sollten die Anforderungen unterschiedlicher Bereiche zusammengeführt und in die Auswahl einer geeigneten IT-Lösung überführt werden. Die Traumreise half dabei, gemeinsame Zukunftsbilder zu entwickeln und Anforderungen für den weiteren Prozess sichtbar zu machen.
Ausgangslage
Ziel des Projekts war es, Anforderungen an eine neue digitale Lösung aus allen relevanten Bereichen zu sammeln und in ein Lastenheft zu überführen. Bereits zu Beginn wurde deutlich, dass unterschiedliche Standorte und Funktionseinheiten verschiedene Erwartungen an die zukünftige Software hatten. Neben dem eigentlichen Kernprozess mussten auch verwaltungsbezogene Abläufe berücksichtigt werden. Die Herausforderung bestand darin, diese unterschiedlichen Perspektiven zusammenzuführen und eine gemeinsame Grundlage für die weitere Entwicklung zu schaffen.
Vorgehen
Phase 1
Bedarfe erfassen
Mehrstufige Interviews wurden genutzt, um Anforderungen, Erfahrungen und Bedarfe aus unterschiedlichen Bereichen zu erfassen. Dadurch konnten individuelle und gemeinsame Anforderungen an die zukünftige Lösung sichtbar gemacht werden.
Phase 2
Zukunftsbilder entwickeln
Mit der Traumreise entwickelten die Beteiligten Vorstellungen einer digitalisierten Prozesslandschaft. Die Ergebnisse machten Wünsche, Anforderungen und Erwartungen an die zukünftige Lösung sichtbar und bildeten die Grundlage für die weitere Arbeit.
Phase 3
Prozesse visualisieren
Durch die Visualisierung von Prozessen wurden bestehende Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten transparent gemacht. Dadurch konnten unterschiedliche Anforderungen eingeordnet und miteinander verknüpft werden.
Phase 4
Kommunikation und Umsetzung vorbereiten
Ein Kommunikations-Canvas unterstützte die Planung der internen Kommunikation zur Softwareeinführung. Die Ergebnisse der vorherigen Arbeitsschritte flossen anschließend in Lastenheft, Softwareauswahl und Rolloutplanung ein.
Ergebnisse
- Vollständiges Lastenheft als Basis für die Softwareentwicklung.
- Klarere Prozessstrukturen dank Prozessvisualisierung.
- Breite Beteiligung aller Funktionseinheiten.
- Start des Rollouts inklusive Schulungen und Austauschformaten.
Learnings
Führungskräfte sollten frühzeitig in den Veränderungsprozess eingebunden werden. Ebenso ist es wichtig, Verantwortlichkeiten, Rollen und Freistellungen bereits zu Beginn des Projekts zu klären. Darüber hinaus zeigte sich, dass Kommunikationsstrukturen nicht erst während der Umsetzung aufgebaut werden sollten, sondern von Anfang an Teil der Projektplanung sein müssen.