Digitalisierung voranbringen mit beteiligungsorientiertem Ansatz
Ein Berliner Unternehmen befand sich in einer umfassenden organisatorischen und digitalen Veränderungsphase. Neben der Einführung einer neuen Software sollten Transparenz, Zusammenarbeit und Beteiligung gestärkt werden. Mithilfe einer angepassten Betriebslandkarte wurden die Perspektiven von Geschäftsführung, Betriebsrat, IT und Mitarbeitervertretung zusammengeführt und zentrale Handlungsfelder sichtbar gemacht.
Ausgangslage
Mit einer neuen Geschäftsführung sollte die Digitalisierung im Unternehmen vorangetrieben werden. Geplant waren die Einführung einer neuen Software, eine stärkere Einbindung des Betriebsrats sowie die Unterstützung von Mitarbeitenden mit unterschiedlicher Digitalaffinität. Gleichzeitig bestanden bereits Abstimmungsbedarfe und Spannungen zwischen verschiedenen Beteiligten. Die Herausforderung bestand darin, technische, organisatorische und personelle Fragestellungen gemeinsam zu betrachten und den Veränderungsprozess auf eine breite Basis zu stellen.
Vorgehen
Phase 1
Gemeinsame Auftragsklärung
Zu Beginn wurden Geschäftsführung, Betriebsrat, IT-Mitarbeitende und Mitarbeitervertretung in einem gemeinsamen Gespräch zusammengebracht. Ziel war es, unterschiedliche Perspektiven, Erwartungen und Bedarfe sichtbar zu machen und gemeinsame Handlungsfelder zu identifizieren.
Phase 2
Themen strukturieren und priorisieren
Mithilfe der Eisenhower-Matrix wurden relevante Themen und Aufgaben priorisiert. Die Methode erleichterte den Einstieg in die gemeinsame Diskussion und half dabei, Schwerpunkte für den weiteren Prozess festzulegen.
Phase 3
Betriebslandkarte einsetzen
Die Betriebslandkarte wurde in einer vereinfachten Version genutzt, um die Bereiche Mensch, Organisation und Technik gemeinsam zu betrachten. Dadurch wurden Zusammenhänge sichtbar und wichtige Diskussionen über Digitalisierung und Veränderung angestoßen.
Phase 4
Ergebnisse dokumentieren und weiterentwickeln
Digitale Werkzeuge wie Whiteboard und Padlet dienten der gemeinsamen Dokumentation, Visualisierung und Wissenssicherung. Im Verlauf wurden die Formate an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und stärker auf technische Unterstützungsbedarfe ausgerichtet.
Ergebnisse
- Klarheit darüber, dass der größte Unterstützungsbedarf bei technischen Fragestellungen lag.
- Überarbeitung und Neustrukturierung der Betriebsvereinbarung zur Digitalisierung.
- Verbesserte Grundlage für Verhandlungen zwischen Betriebsrat und Geschäftsführung.
- Sensibilisierung für die Bedeutung von Transparenz und Beteiligung in Digitalisierungsprozessen.
- Erste Auseinandersetzung mit dem Aufbau von Key-User-Strukturen.
- Sichtbarmachung von Zusammenhängen zwischen Mensch, Organisation und Technik.
Learnings
Der Fall zeigte, wie wichtig Transparenz und eine offene Gesprächskultur für partizipative Analyseprozesse sind. Gerade bei Formaten mit vielen Beteiligten sollte früh geklärt werden, wie mit Offenheit und unterschiedlichen Perspektiven umgegangen wird. Gleichzeitig wurde deutlich, dass die Betriebslandkarte ausreichend Zeit, eine sorgfältige Einführung und eine gute Moderation benötigt. Bei größeren Gruppen erwiesen sich wenige, leicht verständliche Methoden häufig als wirksamer als eine hohe Methodenvielfalt. Zudem sollte vor dem Einsatz digitaler Werkzeuge geprüft werden, ob alle Beteiligten über die notwendigen Kompetenzen verfügen.