Digitales Wissensmanagement beteiligungsorientiert im Unternehmen etablieren
Ein Unternehmen aus der Sozialwirtschaft suchte Unterstützung bei Fragen der Digitalisierung und beim Aufbau eines Wissensmanagements. Dabei sollten auch der Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln verbessert und die Mitarbeitenden stärker in laufende Veränderungsprozesse einbezogen werden. Durch Workshops mit Beschäftigten, Leitungskräften, Geschäftsführung und Mitarbeitendenvertretung wurden Bedarfe, Herausforderungen und Entwicklungsmöglichkeiten gemeinsam erarbeitet.
Ausgangslage
Das Unternehmen wollte geeignete Strukturen für ein Wissensmanagement entwickeln und den Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln sowie veränderten Arbeitsprozessen weiterentwickeln. Im Mittelpunkt stand dabei auch die Frage, wie Informationen und Wissen im Unternehmen besser geteilt und im Arbeitsalltag zugänglich gemacht werden können. Gleichzeitig bestand der Bedarf, die Belegschaft stärker in Veränderungsprozesse einzubeziehen und bestehende Bedarfe, Vorbehalte und mögliche Konflikte sichtbar zu machen.
Vorgehen
Phase 1
Auftragsklärung
Zu Beginn erfolgte die Abstimmung mit der Geschäftsführung. Dabei wurden die zentralen Fragestellungen definiert und die weiteren Schritte des Beratungsprozesses geplant. Die Geschäftsführung wurde hier einbezogen, um Ziele und Rahmenbedingungen des Veränderungsprozesses zu klären.
Phase 2
Einbindung der Mitarbeitendenvertretung
Die Mitarbeitendenvertretung wurde frühzeitig in die Planung einbezogen. Gemeinsam wurden die vorgesehenen Maßnahmen und die relevanten Themenfelder abgestimmt. Damit wurde die Perspektive der Beschäftigten bereits bei der Planung des Beteiligungsprozesses berücksichtigt.
Phase 3
Lern- und Experimentierräume mit der Belegschaftieren
In drei gleich aufgebauten Workshops mit jeweils rund 25 Teilnehmenden tauschten sich die Mitarbeitenden zu ihren Bedarfen, zur Zufriedenheit mit bestehenden Austauschformaten, zu Veränderungsprozessen sowie zu Wünschen und Verbesserungsvorschlägen aus. Die Workshops dienten dazu, Erfahrungen und Bedarfe der Beschäftigten sichtbar zu machen und als Grundlage für die weitere Arbeit aufzunehmen.
Phase 4
Workshops zum Wissensmanagement
In zwei aufeinander aufbauenden Workshops arbeiteten die Leitungskräfte an Fragen des Wissensmanagements und diskutierten bestehende Herausforderungen. Dabei wurden die zuvor erhobenen Perspektiven der Belegschaft aufgegriffen und organisatorische Fragen des Wissensmanagements vertieft. Die Leitungskräfte wurden hierfür gezielt einbezogen, da sie für die Gestaltung von Arbeitsabläufen, Informationswegen und entsprechenden Rahmenbedingungen eine besondere Verantwortung tragen.
Phase 5
Gemeinsame Auswertung
Die Ergebnisse wurden in einem Auswertungsworkshop mit Geschäftsführung und Mitarbeitendenvertretung zusammengeführt und reflektiert. Damit wurden die Ergebnisse aus den unterschiedlichen Beteiligungsformaten abschließend gemeinsam eingeordnet.
Ergebnisse
- Standortbestimmung zu bestehenden Strukturen für die Einführung eines Wissensmanagements und zum weiteren Entwicklungsbedarf beim Wissens- und Informationsaustausch..
- Rückmeldungen zu Bedarfen, Herausforderungen und unterschiedlichen Führungsstilen innerhalb der Leitungsebene.
- Erkenntnisse zur Einschätzung und Zustimmung der Belegschaft gegenüber bereits umgesetzten und geplanten Veränderungen sowie zu Bedarfen im Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und veränderten Arbeitsprozessen.
- Hinweis, dass das Tempo der geplanten Veränderungen gegebenenfalls angepasst werden sollte.
- Erkenntnis, dass zusätzliche Unterstützung und Zeit notwendig sind, um alle Beteiligten mitzunehmen und die Nutzung digitaler Arbeitsmittel im Veränderungsprozess zu unterstützen.
Learnings
Die Dynamik von Veränderungsprozessen sollte nicht unterschätzt werden. Aspekte der bestehenden Unternehmenskultur beeinflussen den Verlauf von Veränderungen wesentlich. Wissensmanagement muss am Kenntnisstand der Beteiligten ansetzen. Für die Nutzung neuer digitaler Werkzeuge sind Bereitschaft und entsprechende Kompetenzen erforderlich. Dabei sollten die Erfahrungen und Bedarfe der Beschäftigten frühzeitig berücksichtigt werden, damit digitale Arbeitsmittel sinnvoll in bestehende Arbeitsprozesse eingebunden werden können. Bestehende Konflikte zwischen Geschäftsführung, Leitungskräften und Belegschaft sowie Vorbehalte gegenüber Veränderungen sollten frühzeitig thematisiert werden. Beteiligungsformate liefern wichtige Hinweise dazu, wie schnell Veränderungen umgesetzt werden können und welche Unterstützung dafür benötigt wird.