Digitales Onboarding: Schlüssel zur erfolgreichen Integration neuer Mitarbeitender

• 14. August 2024

In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt gewinnt auch die Integration von neuen Mitarbeitenden (Onboarding) mit digitaler Unterstützung an Bedeutung. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bietet das digitale Onboarding zahlreiche Vorteile. In diesem Artikel beleuchten wir die Bedeutung des digitalen Onboardings, die Herausforderungen und wie dieser Prozess erfolgreich gestaltet werden kann.

Was ist digitales Onboarding und warum ist es wichtig?

Digitales Onboarding bezeichnet den Prozess der Einführung, Einarbeitung oder Integration neuer Mitarbeitender in eine Organisation mit Hilfe digitaler Unterstützung. Es umfasst alle Schritte von der Zusage zum neuen Arbeitsplatz bis hin zur vollständigen Integration in das Team und die Unternehmenskultur. Durch den Einsatz digitaler Werkzeuge kann der Onboarding-Prozess effizienter, diversitätssensibler und effektiver gestaltet werden.

Die Bedeutung eines strukturierten Onboarding-Prozesses sollte keineswegs unterschätzt werden. Er steigert die Arbeitszufriedenheit und verringert die Fluktuation neuer Mitarbeitender, erhöht die Produktivität und führt langfristig zu einer Kostensenkung. Zudem stärkt er die Arbeitgeberattraktivität.
KMU stehen beim digitalen Onboarding oft vor Herausforderungen wie Ressourcenknappheit, finanziell als auch personell, Sicherstellung individueller Betreuung und mangelnder technologischer Infrastruktur. Jedoch lassen sich diese Faktoren durch einen gezielten, strukturierten Ansatz bei der Einführung einer digitalen Einarbeitung abmildern.

Wie fange ich an?

Beginnen Sie die Aufstellung oder Überarbeitung des Onboarding-Prozesses mit einer Analyse des Status quo:

• Bestehende Situation analysieren: Was tun wir bereits für die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden? Abfrage von Feedback und Erwartungen von neuen Mitarbeitenden sowie von Personen einholen, die bis dahin an der Einarbeitung beteiligt waren.
• Zielgruppen identifizieren: Definieren Sie verschiedene Zielgruppen für das Onboarding (z.B. Führungskräfte, Produktionskräfte, Auszubildende, Praktikant*innen, Rückkehrer*innen aus der Elternzeit) und ihre spezifischen Bedürfnisse.
• Rollen und Verantwortlichkeiten klären: Klare Kommunikation der Aufgaben und Zuständigkeiten der Schlüsselrollen im Onboarding-Prozess.
• Digitale Tools evaluieren: Welche digitalen Tools werden bereits genutzt und welche passen zu den Onboarding-Bedürfnissen des Unternehmens?

Möglichkeiten zur Digitalisierung Ihres Onboardings

Die Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten, den Onboarding-Prozess zu vereinfachen bzw. zu optimieren. Anbei ein paar Beispiele:

• Digitales Wissensmanagement und -aneignung: Ob digitales Handbuch, Lernumgebungen oder Videos: Nutzen Sie für Ihr Wissensmanagement digitale Formen und Tools.
• Onboarding-App oder HR-Software: Spezielle Anwendungen können den Onboarding-Prozess, v. a. administrative Vorgänge, automatisieren und strukturieren. Dies spart häufig zeitliche sowie personelle Ressourcen und schafft mehr Raum und Zeit für andere Aufgaben.
• Digitale Kollaborationstools: Sie erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team.

Tipps für die Praxis

Zum Abschluss gibt Ihnen Julia Proft (Beraterin Zukunftszentrum Berlin) noch ein paar praktische Tipps, wie Sie Ihr digitales Onboarding erfolgreich gestalten können:

1. Erstellen Sie Ihren eigenen Onboarding-Fahrplan: Klare Prozesse, Absprachen und Verantwortlichkeiten sind entscheidend und lassen sich am besten grafisch darstellen.

2. Nutzen Sie vorhandene digitale Tools: Weniger ist oft mehr – nutzen Sie bewährte Tools und achten Sie darauf, dass sie zu Ihren Bedürfnissen passen.

3. Onboarding-Buddy oder Mentor*innen: Eine feste Ansprechperson hilft neuen Mitarbeitenden, sich schneller zurechtzufinden. Dies funktioniert sowohl klassisch im Büro als auch im digitalen Raum.

4. Feedback einholen: Regelmäßige Feedbackschleifen von allen Beteiligten helfen, den Prozess kontinuierlich zu verbessern. Nutzen Sie diese, um blinde Flecken sichtbar zu machen.

5. Mehrdimensional & dynamisch: Denken Sie den Onboarding-Prozess als mehrdimensionalen und zeitlich dynamischen Prozess, bestehend aus vier Bereichen (administrativ, fachlich, kulturell, sozial).

6. Zeit für informellen Austausch: Planen Sie genügend Zeit für informellen Austausch ein, um die soziale Integration zu fördern. Dies kann auch digital erfolgen.

7. Kreativität bei der digitalen Umsetzung: Übersetzen Sie Ihre Inhalte kreativ ins Digitale, um das Onboarding ansprechend und effektiv zu gestalten.

8. Willkommenspaket: Ein Überraschungseffekt, wie ein Willkommenspaket, schafft eine positive erste Erfahrung. Vor allem, wenn das Onboarding komplett remote stattfindet.

Ein gut durchdachter und strukturierter digitaler Onboarding-Prozess trägt maßgeblich zum Erfolg neuer Mitarbeiter*innen und letztlich des gesamten Unternehmens bei. Nehmen Sie sich die Zeit und nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung, um diesen wichtigen Prozess optimal zu gestalten. Weitere Tipps und Tricks finden in Sie in unserem „Fahrplan zum digitalen Einarbeitungsprozess“

Haben Sie Fragen rund um die Themen digitales Onboarding, Organisationsentwicklung und digitales Wissensmanagement?  Wenden Sie sich gerne dazu an das Team vom Zukunftszentrum Berlin. Bei Bedarf konzipieren wir für Sie einen passenden Workshop oder finden das richtige Angebot bzw. Format.