Praxisbeispiel Kommunikationscanvas
Ein traditionell und hierarchisch geprägter Familienbetrieb aus dem technischen Dienstleistungssektor wollte seine Rechnungsbearbeitung digitalisieren und dafür eine neue Software einführen. Um alle Mitarbeitenden auf diesem Weg mitzunehmen und dabei Orientierung und Akzeptanz zu schaffen, sollte die Kommunikation verbessert werden.
Ausgangslage
Das Unternehmen verfolgte das Ziel eines papierlosen Büros und plante die Einführung einer Software für die digitale Rechnungsbearbeitung. Gleichzeitig bestand der Wunsch, die Mitarbeitenden bei der Veränderung mitzunehmen, da frühere Change-Prozesse bereits auf Widerstände gestoßen waren. Die Auftragsklärung zeigte, dass zunächst die Analyse der bestehenden Prozesse und anschließend eine Begleitung des Veränderungsprozesses notwendig waren
Vorgehen
Phase 1
Analyse und Kennenlernen
Zu Beginn erfolgten eine Betriebsbegehung sowie Gespräche mit dem Betriebsleiter und dem IT-Beauftragten. Dadurch konnten die bestehenden Arbeitsabläufe, die Unternehmenskultur und die Perspektiven der Beteiligten besser verstanden werden.
Phase 2
Prozesse sichtbar machen
Mithilfe einer Prozessvisualisierung wurde gemeinsam mit den Mitarbeitenden der Ist-Zustand der Rechnungsbearbeitung erfasst. Die Analyse bildete die Grundlage für die weiteren Digitalisierungsmaßnahmen.
Phase 3
Kommunikationsstrategie entwickeln
Auf Basis einer Mini-Vision und mithilfe des Kommunikationscanvas wurden relevante Aspekte des Veränderungsprozesses strukturiert. Ziel war es, die Digitalisierung als nachvollziehbaren Bestandteil der Unternehmensentwicklung zu vermitteln und die Perspektiven der Betroffenen einzubeziehen.
Phase 4
Begleitung der Umsetzung
Der Veränderungsprozess wurde durch regelmäßige Sparring-Gespräche begleitet. Ein digitales Whiteboard diente dabei als gemeinsame Arbeits- und Dokumentationsplattform. In den Gesprächen wurden Fortschritte reflektiert, nächste Schritte vereinbart und Herausforderungen gemeinsam bearbeitet.
Ergebnisse
- Einführung einer digitalen Rechnungsbearbeitung.
- Entwicklung einer Kommunikationsstrategie für den Veränderungsprozess.
- Analyse und Visualisierung bestehender Prozesse.
- Entwicklung einer Mini-Vision für das Digitalisierungsvorhaben.
- Umsetzung eines Vorhabens, das zuvor lange aufgeschoben wurde.
Learnings
Der Fall zeigte, wie wichtig eine kontinuierliche Begleitung von Veränderungsprozessen ist. Regelmäßige Gespräche und kurze Impulse halfen dabei, das Vorhaben trotz des anspruchsvollen Tagesgeschäfts nicht aus dem Blick zu verlieren und den Veränderungsprozess Schritt für Schritt voranzubringen. Gleichzeitig wurde deutlich, dass Mitarbeitende mit überwiegend analogen Arbeitsweisen konkrete Vorstellungen davon benötigen, wie die zukünftigen digitalen Abläufe aussehen und welche Vorteile sie im Arbeitsalltag bringen. Besonders förderlich für die Akzeptanz war es, die Beschäftigten als Expert:innen ihrer Arbeit einzubeziehen und ihre Erfahrungen aktiv in die Gestaltung des neuen Prozesses einzubringen