Digitalisierung im Sozialbereich: Mit klarer Zielvorstellung und Begleitung zur Software-Einführung

• 16. April 2025

Auf einmal digital. Oder: Wie führt man eine neue Software so ein, dass sie wirklich von allen genutzt wird? Eine Organisation in Berlin zeigt, wie es gehen kann: Schritt für Schritt, mit klarem Ziel vor Augen und Begleitung durch das Zukunftszentrum Berlin. Der Beratungsprozess orientierte sich dabei an den Phasen des Wertschätzenden Erkundens (Appreciative Inquiry).

Den Bedarf erkennen und benennen (Definieren)

Den Mitarbeitenden der Berliner Organisation mit mehreren Standorten war klar, dass die vielen Excel-Listen, Notizblätter und Datenbanken zur Verwaltung von Klient*innen und Projekten die tägliche Arbeit erschweren. Der Wunsch nach einer Softwarelösung entstand mit dem Ziel, Prozesse zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, Übersicht zu schaffen und die Zukunftsfähigkeit der Organisation zu sichern. Eine Mitarbeiterin setzte sich gleich zu Beginn den Hut auf, diesen Bedarf zu klären – unterstützt vom Zukunftszentrum Berlin.

Ressourcen und Gelingendes sichtbar machen (Entdecken & Träumen)

Bereits in der Bedarfsanalyse zeigte sich, dass die Organisation über wertvolles Wissen zu ihren Abläufen verfügt und genau benennen konnte, was eine neue Software leisten sollte. Die gemeinsame Arbeit mit dem Zukunftszentrum half, die IST- und SOLL-Prozesse darzustellen und ein Lastenheft zu entwickeln als Basis der Produktauswahl.

Die Zukunft vor Augen haben (Gestalten)

Die erfolgreiche Pilotierung an einem Standort machte greifbar, was möglich ist: Vereinheitlichte Prozesse, gute Berichtslegung, mehr Zeit für das Wesentliche – die Betreuungsarbeit. Die Standort-Mitarbeitenden wurden im Umgang mit der Software geschult und waren gleich von der Nutzung überzeugt.

Das Zukunftszentrum war während der Planungs- und Pilotierungsphase an der Seite des Projektteams. Im Rahmen einer begleitenden Beratung unterstützte das Zukunftszentrum beim komplexen Projekt- und Change Management – immer mit dem Blick auf das große Ganze, um konkrete nächste Schritte zu planen.

Strukturen und Beteiligung organisieren (Umsetzen):

Damit die Zukunftsvision Wirklichkeit werden kann, hat das Zukunftszentrum mit Workshops und Schulungen dabei unterstützt, tragfähige Projektstrukturen für die Phase des Roll-Out aufzubauen. Dabei standen Rollenklarheit, Kommunikation und Beteiligung im Fokus:

1. Gemeinsamer Start mit der Leitung: Die Geschäftsführung wurde in einem Auftakt-Meeting eingebunden, um die Verantwortlichkeiten beim Roll-Out zu klären.
2. Die Rolle einer Führungskraft in der Transformation: Die Regionalleitungen sowie die Projektkoordinationen der Standorte wurden gezielt geschult im Umgang mit Veränderungsprozessen.

Mit einem realistischen Zeitplan geht die Organisation nun in die Umsetzung. Standort für Standort werden die technischen Voraussetzungen geschaffen, Mitarbeitende geschult und die Software eingeführt.

Fazit: Veränderung beginnt mit dem Tun. Entscheidend ist dabei das Zusammenspiel folgender Elemente: eine engagierte Initiatorin, verlässliche Beratung, gute Kommunikation und das Vertrauen, dass Veränderung gelingen kann.

Der Artikel wurde von unserer Beraterin Dr. Barbara Kozok verfasst.